Archivierung

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Hier werden die Standard-Archivierungsparameter für die aktive Druckvorlage definiert und die bereits archivierten Dokumente gelistet.

Eine vom Standard des Vorlagentyps abweichende Archivierung bestimmter Formulare, wird über den Formulareditor definiert. 

Archivierungssystem:

• Ablage (PDF)
  Bei der internen Archivierung werden für die gedruckten Dokumente PDF-Dateien erstellt und in ein Archiv-Verzeichnis abgelegt. Es befindet sich im Mandanten-Verzeichnis unterteilt in Jahre, Monate und Druckvorlagentypen.
• ELO
  Beim Drucken von Dokumenten in der SelectLine werden im Hintergrund Dateien erzeugt, die automatisch an ELO gesendet und im vorher festgelegten Register einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt werden.
• EASY
  Die Dokumente werden automatisch extern als PDF-Datei in ein vorher definiertes Archiv einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt.
• docuvita
  Die Dokumente werden automatisch an docuvita gesendet und in der eingestellten Ordnerstruktur gespeichert.
• SelectLine DMS

Ablage:
Für die interne Archivierung lassen sich Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname über eine Formel definieren. Platzhalter können über den Schalter ausgewählt werden. Prüfen Sie über das Kontextmenü mit der Auswahl Test im Anschluss an Ihre Formeldefinition unbedingt die Richtigkeit der Syntax. Über das Kontextmenü ist auch ein Rücksetzen auf die Standardformel möglich.
Hinweis: Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname für die Archivierung können auch mit Hilfe von Platzhaltern zugewiesen werden. In diesem Fall werden die entsprechenden Einträge der Archivablage ignoriert!

ELO-Archiv:
Wählen Sie das in ELO definierte Archiv aus.
Hinweise zur Archivdefinition finden Sie im Download-Bereich unter Zusatzbeschreibungen.

Schrank / Ordner / Register:

Der so genannte Archivpfad wird definiert durch feste Bezeichnungskonstanten und/oder über variable Platzhalter, die zur Auswahl zur Verfügung stehen, für Schränke, Ordner und Register.

Hinweis:
Belegen Sie nicht mehr Register (inkl. Schrank und Ordner) mit einer Bezeichnung, die als Ebenen im ELO-Archiv definiert wurden.

EASY-Archiv:
Wählen Sie ein in EASY definierten Lagerort und ein entsprechendes Archiv aus.
Erfolgt hier die Eingabe eines in EASY nicht vorhandenen Pfades, kommt bei der Archivierung der Dokumente ein entsprechender Hinweis.

docuvita-Archiv:
Wählen Sie einen docuvita - Mandanten aus und definieren die zu verwendende Ordnerstruktur und den Dateinamen über den Formeleditor.

SelectLine DMS:
Bei der Aktivierung des Mandanten werden automatisch Archivpfade für vorgegebene Druckvorlagenarten vorbelegt, welche festlegen wo Ihre Dokumente in der Ordnerstruktur abgelegt werden. Alle bisherigen Archiveinstellungen in den betroffenen Druckvorlagenarten und zugehörigen Formularen werden bei dem Aktivierungsprozess überschrieben. Die vorgegebenen Einstellungen können hier angepasst werden.

Archivierungseinstellungen:
Wählen Sie aus, ob nach dem Druck auf bestimmte Druckziele eine automatische Archivierung des entsprechenden Dokumentes erfolgen soll.
Des Weiteren können Sie entscheiden, wie die Archivierung erfolgen soll:

• immer
  Es wird immer automatisch nach dem Druck auf die vorher definierten Druckziele ohne nochmalige Abfrage archiviert.
• nachfragen
  Die Archivierung wird nach dem Druck auf die vorher gewählten Druckziele durch eine Abfrage angeboten.
• nur manuell
  Die gewählte Druckvorlage kann manuell per Auswahl des Druckziels "Archiv" im Druckausgabedialog bzw. per Schalter aus der Seitenvorschau archiviert werden.

Archivierte Dokumente:

Die archivierten Dokumente werden in Listen jahresweise angezeigt..
Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird das gewählte Dokument im Archivierungssystem geöffnet.
Die Auswertungen werden nach Systemdatum dem entsprechendem Jahr zugeordnet.

Hinweis:
Sie bekommen nur die Jahre gezeigt, in denen auch wirklich archiviert wurde.